AGB / Nutzungsbedingungen für Mitarbeitende bei Nutzung der Taskey App

Muster‑Vorlage  |  Stand: August 2026  |  Herausgeber: Schulz & Stosse GbR, Völklingen  |  Kontakt: info@taskeyapp.com

Hinweis: Dieses Dokument ist eine Muster‑Vorlage für interne Nutzungsbedingungen des Arbeitgebers gegenüber seinen Mitarbeitenden zur Nutzung der Taskey App. Es ersetzt keine Rechtsberatung. Arbeitgeber sollen die finale Fassung prüfen und ggf. mit Betriebsrat, Personalvertretung und Datenschutzbeauftragten abstimmen.

Präambel

Diese Regelung beschreibt die Rechte, Pflichten und Rahmenbedingungen für Mitarbeitende (nachfolgend „Mitarbeitende“), die die mobile Taskey App bzw. die Taskey Plattform im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses nutzen. Ziel ist die transparente, rechtskonforme und sichere Nutzung zur Dokumentation von Arbeit, zur Gewährleistung von Nachweisen und zur Unterstützung betrieblicher Abläufe.

Inhaltsübersicht

  1. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen
  2. Grundsätze der Nutzung
  3. Zugriff, Konten und Authentifizierung
  4. Datenerfassung und -verarbeitung
  5. Standortdaten, Fotos und Medien
  6. Sichtbarkeit, Rollen und Rechte
  7. Pflichten der Mitarbeitenden
  8. Rechte der Mitarbeitenden
  9. Datenschutz, Speicherung und Löschung
  10. Support, Störungen und Meldepflichten
  11. Verhaltensregeln, Sanktionen und Mitbestimmung
  12. Haftung und Haftungsbegrenzung
  13. Änderungen, Gültigkeit und Inkrafttreten
  14. Kontakt und Ansprechpersonen

1. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

  1. Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Mitarbeitenden, die im Auftrag des Arbeitgebers die Taskey App oder Taskey Webanwendungen zur Erfassung und Dokumentation von Arbeit nutzen.
  2. „Arbeitgeber" bezeichnet das einsetzende Unternehmen. "Taskey" bezeichnet die eingesetzte Softwareplattform und dazugehörige Dienste.
  3. „Sensible Daten" sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten), deren Speicherung grundsätzlich untersagt ist, sofern nicht ausdrücklich geregelt.

2. Grundsätze der Nutzung

Die Nutzung der App erfolgt im dienstlichen Kontext und ist an arbeitsvertragliche Pflichten sowie an geltende gesetzliche Vorgaben gebunden. Grundsätze:

3. Zugriff, Konten und Authentifizierung

  1. Jeder Mitarbeitende erhält ein persönliches Benutzerkonto, das nicht an Dritte weitergegeben werden darf. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln.
  2. Passwortrichtlinien, verpflichtende Passwortlängen und Komplexität werden durch den Arbeitgeber vorgegeben. Mehrfaktor‑Authentifizierung (MFA) kann zur Pflicht erklärt werden.
  3. Bei Verdacht auf unberechtigten Zugriff sind Mitarbeitende verpflichtet, unverzüglich die IT‑Abteilung oder den Datenschutzbeauftragten zu informieren.
  4. Konten können bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, längerem Nichterreichen oder Missbrauch temporär gesperrt oder gelöscht werden.

4. Datenerfassung und -verarbeitung

Die App erfasst Daten zur Dokumentation von Einsätzen und Arbeitsergebnissen. Dabei gilt:

  1. Erfasste Daten umfassen Zeitstempel (Start/Ende), Tätigkeitskategorie, Auftrag/Projekt, Einsatzort (falls aktiviert), Ergebniskennzeichen, Freitextnotizen sowie ggf. hochgeladene Medien.
  2. Mitarbeitende sollen Einträge wahrheitsgemäß, vollständig und zeitnah erfassen. Falschangaben können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
  3. Änderungen an Einträgen sind möglich; jede Änderung wird protokolliert (Wer hat wann was geändert) und ist für berechtigte Personen nachvollziehbar.
  4. Die Nutzung von Kurznotizen und sensiblen Informationen in Freitexten ist zu vermeiden. Sollte versehentlich ein sensibler Inhalt eingetragen werden, ist dieser unverzüglich dem Datenschutzkontakt zu melden.

5. Standortdaten, Fotos und Medien

  1. Standorterfassung ist nur zulässig, wenn sie im Rahmen einer dienstlichen Anweisung aktiviert wurde oder eine freiwillige Einwilligung der Mitarbeitenden vorliegt, je nach rechtlicher Grundlage und Betriebsvereinbarung.
  2. Mitarbeitende werden darüber informiert, ob Standortdaten in Echtzeit erfasst werden oder ob lediglich bei Erfassungszeitpunkten Geokoordinaten gespeichert werden.
  3. Fotos und Dokumente, die im Rahmen von Einsätzen hochgeladen werden, dürfen keine sensiblen personenbezogenen Daten Dritter ohne Einwilligung enthalten (z. B. Gesundheitsdaten, Ausweise ohne Zweckbezug).
  4. Der Arbeitgeber kann Richtlinien für den Umgang mit Medien vorgeben (z. B. Verwahrung, Pflichtangaben, Löschfristen).

6. Sichtbarkeit, Rollen und Rechte

  1. Die Sichtbarkeit von Einträgen richtet sich nach der Rollenverteilung des Arbeitgebers. Beispiele: Leader sehen Einsätze der zugeordneten Teams, Administratoren haben erweiterte Einsichtsrechte.
  2. Der Zugang zu Audit‑Logs und Änderungsbegründungen ist beschränkt und protokolliert.
  3. Mitarbeitende haben in der Regel Einsichtsrechte in ihre eigenen Daten; weitergehende Einsichtsrechte Dritter werden durch den Arbeitgeber geregelt.

7. Pflichten der Mitarbeitenden

  1. Mitarbeitende sind verpflichtet, die App gemäß den internen Vorgaben zu nutzen und die erfassten Daten korrekt und vollständig bereitzustellen.
  2. Das Weitergeben von Zugangsdaten, die Nutzung fremder Konten oder die Manipulation von Datensätzen ist untersagt und kann arbeitsrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen.
  3. Meldung von Fehlern, Unregelmäßigkeiten oder Sicherheitsvorfällen an die zuständige Stelle (IT, Datenschutz, Führungskraft) ist Pflicht.
  4. Nutzung der App nur für dienstliche Zwecke; private Nutzung ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung zulässig.

8. Rechte der Mitarbeitenden

  1. Mitarbeitende haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten.
  2. Sollten Daten unrichtig sein, können Mitarbeitende deren Berichtigung verlangen.
  3. Soweit rechtlich möglich, können Mitarbeitende um Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung einzelner Daten bitten; die Entscheidung trifft der Arbeitgeber unter Abwägung rechtlicher Pflichten.
  4. Mitarbeitende können Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen einlegen, soweit die Rechtsgrundlage dies zulässt; die weitere Vorgehensweise wird durch den Arbeitgeber mitgeteilt.
  5. Für Anfragen zu Betroffenenrechten wenden sich Mitarbeitende an den internen Datenschutz‑ oder HR‑Kontakt.

9. Datenschutz, Speicherung und Löschung

  1. Die Speicherung von Daten erfolgt entsprechend der Löschfristen, die der Arbeitgeber festlegt und dokumentiert. Standardfristen sind in der Regel 2–7 Jahre für operative Daten, 6–12 Monate für technische Logs, soweit nicht anders vereinbart.
  2. Taskey als Anbieter unterstützt den Arbeitgeber technisch bei Export und Löschung, ist jedoch nicht alleiniger Entscheider über Löschungen (Verantwortlicher ist der Arbeitgeber).
  3. Datensicherheitsmaßnahmen (TLS, Zugriffsrechte, Backups) werden angewendet; Mitarbeitende sind verpflichtet, persönlichen Schutzmaßnahmen zu beachten (z. B. Sperrbildschirm, keine Weitergabe von Passwörtern).

10. Support, Störungen und Meldepflichten

  1. Störungen sind zeitnah über die vorgesehenen Kanäle (Ticketing, IT, Führungskraft) zu melden und, sofern möglich, mit reproduzierbaren Schritten zu versehen.
  2. Bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen (z. B. Datenabfluss, unautorisierter Zugriff) ist unverzüglich der Datenschutzbeauftragte oder die verantwortliche Stelle zu informieren.
  3. Mitarbeitende sind zur Mitwirkung bei der Fehleranalyse verpflichtet (z. B. Bereitstellung von Screenshots, Logs, Zeitpunktangaben), soweit dies die Privatsphäre Dritter nicht verletzt.

11. Verhaltensregeln, Sanktionen und Mitbestimmung

  1. Die Nichteinhaltung dieser Regelungen kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen, die bis zu Abmahnung oder Kündigung reichen können, abhängig von Schwere und Häufigkeit des Verstoßes.
  2. Bei Einführung neuer Funktionen mit potenziellen Auswirkungen auf Überwachung, Standorttracking oder automatisch‑auswertende Prozesse wird der Betriebsrat/Personalvertretung beteiligt, sofern vorhanden.
  3. Bei Unsicherheit über datenschutzrechtliche oder arbeitsrechtliche Konsequenzen von Eingaben sollen Mitarbeitende vorab Rücksprache mit der Führungskraft oder dem Datenschutzkontakt halten.

12. Haftung und Haftungsbegrenzung

  1. Für Schäden, die aus der schuldhaften Verletzung dieser Nutzungsbedingungen durch Mitarbeitende entstehen, können arbeitsrechtliche oder zivilrechtliche Konsequenzen folgen.
  2. Für direkte Schäden, die aus der Nutzung der App resultieren und die nicht auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Arbeitgebers beruhen, haftet der Arbeitgeber nach den gesetzlichen Bestimmungen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.

13. Änderungen, Gültigkeit und Inkrafttreten

  1. Änderungen dieser internen Nutzungsbedingungen werden dem Personal rechtzeitig mitgeteilt. Änderungen, die eine wesentliche Verschlechterung für Mitarbeitende darstellen, bedürfen der Mitbestimmung.
  2. Diese Regelung tritt mit dem Datum der Bekanntgabe in Kraft und gilt, bis sie durch eine neue Version ersetzt wird.

14. Kontakt und Ansprechpersonen

Bei Fragen, Meldungen von Vorfällen oder zur Ausübung von Betroffenenrechten wenden Sie sich an:

Diese Muster‑AGB für Mitarbeitende sind als Vorlage vorgesehen. Bitte passen Sie die konkrete Fassung an interne Prozesse, Betriebsvereinbarungen und rechtliche Rahmenbedingungen an und lassen Sie sie vor Implementierung rechtlich prüfen.

Erweiterte Bestimmungen für Mitarbeitende

15. Detaillierte Rollenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten

  1. Endanwender (Mitarbeitende): Erfassen Einsätze, fügen Medien hinzu, arbeiten mit Freitextfeldern. Sind verpflichtet, korrekte Angaben zu machen, vertrauliche Zugangsdaten zu schützen und Sicherheitsvorfälle zu melden.
  2. Teamleiter / Leader: Validieren Einsätze, genehmigen Abrechnungen, haben Einsichtsrechte auf Teamdaten und sind verantwortlich für die Einhaltung interner Regeln.
  3. Administrator: Verwaltet Benutzer, Rollen, Berechtigungen und Integrationen. Hat erweiterte Einsichtsrechte und ist verpflichtet, least‑privilege Prinzipien einzuhalten.
  4. Systemverantwortlicher / IT: Technische Betreuung, Stammdatenpflege, Integration zu Drittsystemen und Sicherstellung von Updates und Backups.

16. Monitoring, Alerts und Umgang mit Auffälligkeiten

  1. Monitoring‑Regeln für systemseitige Anomalien, aber auch für Nutzerverhaltensmuster können implementiert werden. Solches Monitoring dient primär der Sicherheit, Qualitätssicherung und Fehlerprävention.
  2. Alerts werden kaskadiert an IT, Teamleiter und Datenschutzkontakt gesendet, abhängig von Schwere und Art des Vorfalls.
  3. Bei Auffälligkeiten erfolgt eine interne Prüfung; erst bei substanziellem Verdacht werden disziplinarische Maßnahmen eingeleitet.

17. Disziplinarverfahren und Eskalationen

  1. Ein disziplinarisches Verfahren beginnt mit einer internen Untersuchung, Benachrichtigung des Mitarbeitenden und schriftlicher Dokumentation.
  2. Leichte Verstöße führen in der Regel zu Ermahnungen, schwerwiegende oder wiederholte Verstöße können Abmahnungen oder Kündigungen nach sich ziehen, je nach arbeitsrechtlicher Bewertung.
  3. Bei berechtigten Datenschutzverstößen erfolgt zusätzlich eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde, sofern gesetzlich vorgeschrieben.

18. Betriebsvereinbarungen und Mitbestimmung

  1. Der Arbeitgeber verpflichtet sich, Betriebsrat und Personalvertretung frühzeitig in die Einführung, Änderungen und Erweiterungen der Taskey‑Nutzung einzubinden.
  2. Vereinbarungen über Überwachungsbegrenzungen, Auswertungen und Sanktionen sind Teil interner Betriebsvereinbarungen und haben Vorrang vor internen Weisungen.

19. Erweiterte Datenschutzprozesse & Löschmechanismen

  1. Der Arbeitgeber stellt klare Prozesse zur Verfügung, wie Mitarbeitende Lösch‑ bzw. Berichtigungsanfragen stellen können. Fristen für die Bearbeitung sind definiert (Standard: 30 Tage).
  2. Für Exportanfragen (z. B. Zeugnisanforderungen, gerichtliche Auskünfte) stellt Taskey technische Exporte bereit; rechtliche Freigaben und Abrechnungen werden durch den Arbeitgeber gesteuert.

20. Training, Onboarding und Wissensdatenbank

  1. Mitarbeitende erhalten Zugang zu Schulungen, Onboarding‑Materialien und einer Wissensdatenbank mit klaren Anleitungen zur Datenaufnahme und zum Umgang mit Fehlermeldungen.
  2. Regelmäßige Auffrischungs‑Trainings werden je nach Bedarf angeboten (z. B. bei Einführung neuer Module, SSO, Standorterfassung).

21. Rechte bei Audits und Einsichtsverfahren

  1. Mitarbeitende werden über geplante Audits informiert und soweit nötig in Datenauswertungen einbezogen, sofern personenbezogene Daten betroffen sind.
  2. Interne Einsichtsverfahren erfolgen unter Berücksichtigung von Vertraulichkeit und rechtlichem Schutz persönlicher Daten.

22. Erweiterte technische Nutzungshinweise

  1. Die mobile App ist regelmäßig zu aktualisieren; veraltete App‑Versionen können Sicherheitsrisiken bergen und werden vom IT‑Team ggf. blockiert.
  2. Die Nutzung von gerooteten/jailbroken Geräten zur App‑Verwendung ist untersagt, sofern nicht gesondert genehmigt.

23. Datenschutzschulungen und Sensibilisierung

  1. Regelmäßige Datenschutzzertifikate und Sensibilisierungsmodule sollen Mitarbeitende über Rechte und Pflichten informieren.
  2. Die Teilnahme an verpflichtenden Datenschutzschulungen kann vertraglich festgelegt werden.

24. Umgang mit besonderen Fällen (z. B. Krankheit, Abwesenheit, Arbeitsunfähigkeit)

  1. Im Falle längerer Abwesenheit ist ein Stellvertreterkonzept zu definieren, um Zugriffsrechte zu sichern und Datenflüsse zu gewährleisten.
  2. Bei krankheitsbedingten Einschränkungen obliegen Änderungen an Daten der Abwägung zwischen Therapiefortschritt und arbeitsrechtlichen Anforderungen; der Arbeitgeber holt ärztliche Stellungnahmen nur mit Einwilligung ein.

25. Schlussteil und Zustimmung

Mit der erstmaligen Nutzung der Taskey App erkennen Mitarbeitende diese Nutzungsbedingungen an. Abweichungen sind nur durch schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber möglich.

Ende der erweiterten Mitarbeiter‑AGB Vorlage. Bitte prüfen und intern abstimmen.

Zusatzkapitel A: Detaillierte Verfahrensbeschreibungen

A.1 Verfahren zur Auskunftserteilung (Art. 15 DSGVO)

  1. Ein Mitarbeitender stellt eine Auskunftsanfrage schriftlich an die in Abschnitt 14 genannten Kontakte oder über das interne Portal.
  2. Die Anfrage wird binnen 7 Werktagen registriert und innerhalb von 30 Tagen beantwortet; bei komplexen Fällen erfolgt eine Zwischenmitteilung mit Fristverlängerung um weitere 60 Tage unter Angabe der Gründe.
  3. Der Arbeitgeber validiert Identität und berechtigt Anfragen vor Auskunftserteilung. Unzulässige oder übermäßig wiederholte Anfragen können abgewiesen werden.

A.2 Verfahren für Berichtigungs- und Löschanfragen (Art. 16 & 17 DSGVO)

  1. Berichtigungsanfragen werden innerhalb von 30 Tagen geprüft, Änderungen werden protokolliert und dem Mitarbeitenden bestätigt.
  2. Löschanfragen werden auf Basis geltender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten geprüft; vollständige Löschung erfolgt, sofern keine Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerrechtlich) entgegenstehen. Eine Teillöschung oder Einschränkung der Verarbeitung wird dokumentiert.

A.3 Meldeverfahren für Sicherheitsvorfälle

  1. Jeder Vorfall wird durch das IT‑/Security‑Team nach folgendem Muster untersucht: Erkennung → Klassifikation → Eindämmung → Behebung → Wiederherstellung → Lessons Learned.
  2. Schweregrade (Low/Medium/High/Critical) sind definiert und bestimmen Eskalationsstufen: IT → Teamleitung → Datenschutzbeauftragter → Geschäftsführung.
  3. Bei meldepflichtigen Datenpannen informiert der Arbeitgeber die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Kenntnisnahme, sofern eine Datenschutzverletzung wahrscheinlich ist.

Zusatzkapitel B: Musterformulare & Vorlagen

B.1 Muster: Einwilligungserklärung Standorterfassung

Text (Muster):

Ich, [Name Mitarbeitender], willige freiwillig in die vertraglich beschriebene Standorterfassung mittels der Taskey App ein. Zweck, Umfang und Speicherdauer wurden mir erläutert. Ich kann die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Datum: __________ Unterschrift: __________

B.2 Muster: Antrag auf Auskunft

Text (Muster):

Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit beantrage ich Auskunft über die personenbezogenen Daten, die über meine Person in der Taskey‑Plattform gespeichert sind. Name: __________ Mitarbeiter‑ID: __________ Zeitraum: __________ Anlass (optional): __________

B.3 Muster: Meldung einer Datenschutzverletzung (für Mitarbeitende)

Text (Muster):

Datum/Zeit: __________ Beschreibung des Vorfalls: __________ Betroffene Daten (falls bekannt): __________ Sofortmaßnahmen (falls ergriffen): __________ Kontaktperson: __________

Zusatzkapitel C: Technische Richtlinien und Konfigurationsvorgaben

C.1 Passwort- und Authentifizierungsrichtlinien

C.2 BYOD‑(Bring Your Own Device) Richtlinien

  1. Privatgeräte dürfen nur mit registrierter und genehmigter Management‑Policy verwendet werden (z. B. Mobile Device Management, MDM).
  2. Geräte müssen verschlüsselt sein; gerootete/jailbroken Geräte sind nicht zulässig, außer mit ausdrücklicher Genehmigung des IT‑Teams.
  3. Bei Verlust des Gerätes ist der Mitarbeitende verpflichtet, dies sofort zu melden; das Gerät kann ferngesperrt und Daten remote gelöscht werden.

C.3 SSO, SAML & OIDC Implementierungsleitlinien

  1. SSO‑Integrationen sollen standardisierte Protokolle (SAML 2.0, OIDC) verwenden. Rollen‑Mapping erfolgt über Attributzuweisung; sensible Attribute sind zu minimieren.
  2. SSO‑Sessions werden mit sicheren Cookies konfiguriert (HttpOnly, Secure, SameSite) und haben definierte Idle‑Timeouts.

Zusatzkapitel D: Personalspezifische Prozesse

D.1 Onboarding‑Prozess (Step‑by‑Step)

  1. Personalabteilung beantragt Benutzerkonto inklusive Zuweisung von Rolle und Team.
  2. IT erstellt Konto, sendet Zugangsdaten, aktiviert MFA und dokumentiert Herausgabe.
  3. Mitarbeitender absolviert Onboarding‑Training und bestätigt Kenntnis dieser Nutzungsbedingungen.

D.2 Offboarding‑Prozess

  1. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sperrt IT das Konto zeitnah; persönliche Daten werden gemäß Löschfristen behandelt.
  2. Zugriffsrechte werden entzogen, Geräte zurückgegeben, mögliche Datenexporte organisiert und dokumentiert.

Zusatzkapitel E: Monitoring‑ und Analytics Regeln

E.1 zulässiges Monitoring

  1. Monitoring dient der Qualitätssicherung, Nachweisführung und Sicherheit; es darf nicht zur personalisierten Leistungsbewertung ohne Betriebsvereinbarung eingesetzt werden.
  2. Aggregierte, anonymisierte Auswertungen sind Standard; personenbezogene Reports bedürfen eines legitimen und dokumentierten Zwecks.

E.2 Kennzahlen, Dashboards und KPIs (Beispiele)

Zusatzkapitel F: Sanktionenmatrix (Beispiel)

Die Sanktionen sind gestaffelt und prüfen Verhältnismäßigkeit:

  1. Minor (z. B. vergessene Eingabe): mündliche oder schriftliche Ermahnung
  2. Medium (z. B. wiederholte falsche Angaben): formelle Abmahnung
  3. Major (z. B. vorsätzliche Manipulation): disziplinarische Maßnahmen bis hin zur fristlosen Kündigung

Zusatzkapitel G: Beispiele für Audit‑Einträge

Audit‑Logs sollten mindestens folgende Felder aufweisen:

Zusatzkapitel H: Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) — Leitfaden

  1. Ermitteln Sie, ob Verarbeitungsvorgänge ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen haben (z. B. Standorttracking, systematische Überwachung).
  2. Beschreiben Sie die Verarbeitung, Zweck, betroffene Personen, Datenkategorien und Bewertung des Risikos.
  3. Definieren Sie Maßnahmen zur Risikominderung (Pseudonymisierung, Zugriffsbeschränkung, Betriebsvereinbarung) und dokumentieren Sie die Entscheidung.

Zusatzkapitel I: Rechtsschutz und Beschwerdeverfahren

  1. Beschwerden über datenschutzrechtliche oder arbeitsrechtliche Angelegenheiten sind zunächst intern an den Datenschutz‑/HR Kontakt zu richten.
  2. Kommt keine zufriedenstellende Lösung zustande, steht Mitarbeitenden der Weg zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde offen; Hinweise zur zuständigen Behörde werden intern veröffentlicht.

Glossar & Referenzen

Ende der zusätzlichen umfangreichen Mitarbeiter‑AGB. Diese Erweiterung verdoppelt inhaltlich die ursprüngliche Länge und bietet zahlreiche Vorlagen und Prozesse zur direkten Nutzung oder Anpassung.