Gebäudereinigungsbetriebe verantworten hohe Personalintensität, viele parallele Objekte, wechselnde Kostenstellen und einen tarifgetragenen Zuschlagsrahmen. Die Lohnabrechnung wird üblicherweise in DATEV Lodas oder LnB geführt, häufig durch eine externe Steuerkanzlei. Die kritische Schnittstelle ist deshalb selten die Abrechnung selbst, sondern die verlässliche Übergabe operativer Ist-Zeiten aus dem Feld.
Taskey ist die operative Schicht zwischen Objekt und Lohnabrechnung. Stammdaten bleiben im HR- oder ERP-System, Ist-Zeiten und Zuschlagsauslöser werden in Taskey erfasst und geprüft, DATEV verarbeitet die freigegebenen Daten weiter.
Die Übergabe an DATEV folgt einem klaren Verantwortungsmodell. Jedes Datenobjekt hat ein führendes System, eine Richtung und einen fachlichen Zweck.
Zuschläge werden nicht in DATEV zusammengesucht, sondern bereits in Taskey ausgelöst und dokumentiert. Grundlage ist ein Regelsatz je Mitarbeiter oder Tarif, gekoppelt an die tatsächliche Ist-Zeit am Objekt.
Der Prozess ist bewusst schmal gehalten. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und einen dokumentierten Zustand.
Check-in und Check-out per NFC-Tag oder App. Zeitstempel, Objekt und Person werden ohne Nacharbeit dokumentiert.
Erwartete Anwesenheit, Sollzeitprofil und Abwesenheiten werden gegen die Ist-Zeit geprüft. Auffälligkeiten werden markiert, aber nicht automatisch verändert.
Ausnahmen werden mit dem Mitarbeiter besprochen und im System dokumentiert. Änderungen sind nachvollziehbar protokolliert.
Freigegebene Ist-Zeiten sind der einzige Bestand, der in den Export gelangt. Ohne Freigabe kein Export.
Nacht, Sonntag, Feiertag und tarifspezifische Zuschläge werden je Mitarbeiter berechnet und getrennt ausgewiesen.
Ein stabiler Datenstand wird für den Export erzeugt. Nachträgliche Änderungen erzeugen einen neuen Snapshot und einen Delta-Datensatz.
Die Kanzlei oder Lohnbuchhaltung importiert die Daten in DATEV Lodas oder LnB und schließt die Abrechnung ab.
Enterprise-Software wird an ihren Ausnahmen bewertet, nicht am Happy Path. Die folgende Übersicht beschreibt, wie Taskey typische Fehler an der Schnittstelle zur Lohnabrechnung behandelt.
Eine Anbindung an die Lohnabrechnung wird nicht am Wochenende umgestellt. Der Fahrplan lässt sich in klare Phasen unterteilen, jede mit einem klaren Ergebnis.
Welches DATEV-Produkt wird genutzt, welche Kanzlei betreut die Abrechnung, welche Kostenstellenlogik ist im ERP hinterlegt.
Personalnummer, Kostenstellen, Zuschlagsregeln und Sollzeitprofile werden je Betrieb gemeinsam definiert.
Ein Testexport wird gegen einen realen Zeitraum ausgeführt und mit der Kanzlei abgestimmt.
Objektleitung, Regionalleitung und Zentrale erhalten die passenden Rechte im Prozess.
Ein Standort läuft eine Periode produktiv. Ergebnisse werden mit der Kanzlei rückgekoppelt.
Weitere Standorte werden in einem geordneten Rhythmus angebunden. Ein Rollback-Pfad bleibt möglich.
Nein. Taskey übergibt strukturierte Daten in einem DATEV-kompatiblen Format. Der Import erfolgt durch die Kanzlei oder die interne Lohnbuchhaltung. Ein technischer Zugriff auf Ihre DATEV-Umgebung ist dafür nicht erforderlich.
Der Export ist auf DATEV Lodas und DATEV LnB ausgelegt. Für Betriebe mit spezifischen kanzleiseitigen Vorgaben können individuelle Feldzuordnungen im Rahmen der Einführung abgestimmt werden.
Ja. Personalstamm, Steuerklasse, SV-Meldungen und Abrechnung bleiben in DATEV. Taskey ist zuständig für operative Ist-Zeiten und Zuschlagsauslöser aus dem Objektbetrieb.
Personalnummern werden aus dem HR- oder ERP-System übernommen. Fehlt zu einem Mitarbeiter eine gültige Personalnummer, verlässt der Datensatz Taskey nicht.
Kostenstellen kommen aus dem ERP. Jeder Einsatz erhält eine gültige Kostenstelle. Ohne aktive Kostenstelle wird der Datensatz zur Klärung an die Zentrale zurückgegeben und nicht exportiert.
Ja. Auslöser für Nacht, Sonntag, Feiertag und weitere tarifliche Zuschläge werden je Mitarbeiter oder Tarif hinterlegt und aus der Ist-Zeit ermittelt. Die Zuschläge werden getrennt ausgewiesen, damit die Kanzlei sie in DATEV verarbeiten kann.
Nachträgliche Änderungen erzeugen einen neuen Snapshot und einen Delta-Datensatz. Der ursprüngliche Export bleibt unverändert, damit der Abrechnungsstand nachvollziehbar bleibt.
Genehmigte Abwesenheiten werden aus dem HR-System in die Plausibilisierung gezogen. Erscheint ein Mitarbeiter trotz Abwesenheit vor Ort, wird der Fall zur Klärung eskaliert und der Zeitraum erst nach Klärung freigegeben.
Objektleitung und Regionalleitung prüfen und geben Zeiten frei. Ohne Freigabe verlässt kein Datensatz das System. Alle Freigabeschritte sind im Audit Log protokolliert.
Ja, sofern eine Zuordnung zu einem Objekt, einer Einsatzart oder einer Rolle möglich ist. Diese Zulagen werden regelbasiert erzeugt und getrennt zur Übergabe an DATEV bereitgestellt.
Wir stimmen uns gern mit Ihrer Steuerkanzlei oder internen Lohnbuchhaltung ab. Für ein präzises Gespräch reichen: DATEV-Produkt, betroffene Standorte, aktuelle Freigabekette.