Problem
Rechnungen manuell in Excel tippen
Kernbefund. Manuelles Rechnungen-Tippen in Excel ist keine Fleißaufgabe, sondern ein Prozessfehler. Rechnungen sollten aus dem operativen System entstehen, nicht aus dem Gedächtnis der Sachbearbeitung.
Wenn Rechnungen mit Copy-Paste aus dem Einsatzplan in Excel entstehen, gehen Zusatzleistungen verloren und der Rechnungslauf zieht sich über Wochen. Der Ratgeber zeigt die Umstellung auf ein Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung.
Typische Ursachen
Zwei getrennte Systeme
Operative Steuerung und Buchhaltung sprechen nicht miteinander.
Zusatzleistungen laufen mündlich
Tickets landen nirgends. Sie werden vergessen.
Kein Wartungsvertrag als Datenstruktur
Wenn der Vertrag nicht im System steht, muss jede Rechnung neu gebaut werden.
So diagnostizieren Sie das Problem
- 01
1. Rechnungsdurchlaufzeit messen
Wie lange dauert der Rechnungslauf vom Monatsende bis zum Versand?
- 02
2. Anzahl der Korrekturen
Wie viele Rechnungen wurden im letzten Quartal storniert und neu ausgestellt?
- 03
3. Zusatzleistungs-Quote
Wie hoch ist der Anteil der Zusatzleistungen am Umsatz?
Struktureller Ausweg
- 01
1. Wartungsverträge im System
Preis, Rhythmus und Leistungen liegen am Objekt. Rechnungen generieren sich daraus.
- 02
2. Tickets als Rechnungsposition
Jede abrechenbare Zusatzleistung landet automatisch im Rechnungslauf.
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3. Rechnungslauf mit einem Klick
Am Monatsende gehen alle Rechnungen in wenigen Minuten raus.
Häufige Fragen
- Was, wenn wir sehr individuelle Rechnungen brauchen?
- Auch Sonderpositionen können pro Rechnung ergänzt werden. Der Vorteil bleibt: die Basis ist strukturiert, nur die Sonderposten sind manuell.
- Ist ein Rechnungsprogramm GoBD-konform?
- Ja. Rechnungen werden unveränderbar archiviert, Änderungen laufen über Storno und Neuausstellung, Zeitstempel sind revisionssicher.
Weiterführend
Rechnungen aus dem System statt aus Excel
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