Problem
Rechnungen kommen nicht pünktlich raus
Kernbefund. Verspätete Rechnungen sind selten ein Fleißthema. Sie sind ein Datenthema. Wenn Zeiten, Nachweis und Kalkulation zusammenlaufen, entsteht die Rechnung fast von allein.
Rechnungslauf in der letzten Woche des Monats. Bürokraft sucht Papiernachweise, klärt Rückfragen, korrigiert Zeiten. Rechnungen gehen zu spät raus, Liquidität leidet. Dieser Beitrag zeigt den Prozessumbau.
Typische Ursachen
Verstreute Datenquellen
Nachweise auf Papier, Zeiten in Excel, Kalkulation in einem separaten Tool. Der Rechnungslauf sammelt statt zu erzeugen.
Unklare Freigaben
Fehlt eine Freigabelogik, warten Bürokräfte auf Klärung.
Fehlende Automatisierung
Rechnungen werden pro Kunde einzeln erstellt statt aus geleisteter Leistung generiert.
So diagnostizieren Sie das Problem
- 01
1. Rechnungslaufzeit messen
Wie lang dauert der Lauf tatsächlich? Wo hakt es?
- 02
2. Fehlerquellen zählen
Welche Rückfragen kommen zurück? Papierbelege fehlen? Zeiten unklar?
- 03
3. Freigabestruktur prüfen
Wer gibt frei, wer prüft, wer verschickt?
Struktureller Ausweg
- 01
1. Zeit und Nachweis am selben Ort
Zeiten laufen aus NFC-Check-in, Nachweise aus dem Fotoprotokoll, Kalkulation aus der Angebotsstruktur.
- 02
2. Rechnung aus Ergebnis
Rechnungen werden aus geleisteter Leistung generiert. Bürokraft prüft und schickt raus, statt zu sammeln.
- 03
3. DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung erhält den DATEV-Export ohne manuelle Zwischenformate.
Häufige Fragen
- Wie schnell geht Rechnungslauf mit Taskey?
- Betriebe mit strukturierter Objektlandschaft schließen den Monat oft an einem einzigen Tag ab, statt in einer Woche.
- Kann ich Freigaben differenzieren?
- Ja. Freigabe pro Auftrag, pro Objekt oder pro Kunde. Regeln liegen im System.
Weiterführend
Liquidität kommt zurück
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