Branche · ÖPNV & Verkehrsbetriebe

Software für die Reinigung im ÖPNV, manipulationssicher nachgewiesen.

Verkehrsbetriebe erwarten heute von jedem Reinigungsdienstleister eine lückenlose, digitale Nachweisführung. Taskey liefert genau diese Grundlage: manipulationssichere An und Abmeldung, Foto und Leistungsnachweis pro Bahnhof, klare Berichte für die Auftraggeber und eine App, die das Personal ohne Schulung bedient.

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Anforderungen

Was Verkehrsbetriebe heute vom Reinigungsdienstleister erwarten.

Öffentliche Verkehrsunternehmen bereiten die vertraglichen Anforderungen an Reinigungsleistungen neu auf. Im Zentrum steht die Frage, ob der beauftragte Dienstleister jede Leistung digital, nachvollziehbar und gegen nachträgliche Änderung geschützt dokumentieren kann.

Taskey bildet genau diese Anforderungen ab. Die Software wurde für Reinigungsunternehmen entwickelt, die in komplexen Objektstrukturen arbeiten, etwa Bahnhöfe, U und S Bahn Stationen, Bushöfe, Betriebshöfe und Verwaltungsgebäude.

✓Manipulationssichere persönliche An und Abmeldung des Personals
✓Abgleich zwischen Einsatzplan und tatsächlicher Leistungserbringung
✓Nachvollziehbare, gegen Manipulation geschützte Fotodokumentation
✓Vollständiger Audit Trail nachträglicher Änderungen
✓Übersicht je Bahnhof oder Anlage inklusive Abweichungen
✓Ticket Funktion für Mängel und Beschwerden

An und Abmeldung

Persönlicher Nachweis vor Ort, ohne Umwege.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter meldet sich am jeweiligen Einsatzort per NFC Tag oder QR Code an und wieder ab. Die App bindet den Nachweis an das persönliche Gerät, den Zeitstempel und die Position der Station. So entsteht ein Nachweis, der weder pauschal noch aus der Ferne generiert werden kann.

Für Bahnhöfe und Verkehrsanlagen mit vielen Zugangspunkten lassen sich Tags pro Bereich, Ebene oder Bahnsteig anbringen. Das Ergebnis ist eine präzise Zuordnung von Person, Ort und Zeit.

✓NFC Tag oder QR Code je Station, Bereich oder Bahnsteig
✓Automatischer Zeitstempel und Gerätebindung
✓Sperre für Doppel Anmeldungen und ferngesteuerte Buchungen
✓Optionaler Positions Check zur Absicherung

Plan vs. Ist

Was geplant war und was tatsächlich erledigt wurde.

Für jede Station und jeden Reinigungsintervall stellt Taskey den Soll Plan der geplanten Leistungen dem Ist Zustand gegenüber. Auftraggeber sehen auf einen Blick, wo Leistungen fristgerecht erbracht wurden, wo Abweichungen bestehen und welche Ursachen hinterlegt sind.

Die Ansicht kann pro Bahnhof, pro Vertragsobjekt oder als Übersicht über alle Anlagen gefiltert werden. Abweichungen werden farblich hervorgehoben und lassen sich direkt aus der Ansicht heraus kommentieren oder in ein Ticket überführen.

Fotodokumentation

Bilder mit Beweiskraft, nicht nur mit Optik.

Fotos werden direkt in der App aufgenommen. Jedes Bild ist an Auftrag, Station, Zeitpunkt und Nutzer gebunden. Ein späteres Ersetzen, Nachschieben oder Bearbeiten außerhalb der App wird durch Prüfsummen und interne Speicherung erkennbar gemacht.

Wo gewünscht, kann Taskey den Vorher Nachher Nachweis erzwingen, zum Beispiel bei Grundreinigungen, Sonderreinigungen nach Ereignissen oder festgelegten Sichtprüfungspunkten.

✓Aufnahme direkt in der App, keine externen Uploads
✓Prüfsummen und interner Bildspeicher, Manipulationen werden sichtbar
✓Vorher und Nachher Foto Pflicht optional aktivierbar
✓Alle Fotos abrufbar pro Station und pro Reinigungszyklus

Audit Trail

Jede nachträgliche Änderung bleibt sichtbar.

Kein Nachweis wird still überschrieben. Wird eine Zeit, ein Foto oder ein Kommentar nachträglich angepasst, protokolliert Taskey Zeitpunkt, Nutzer, alten Wert und neuen Wert. Auftraggeber können den Verlauf einer Position vollständig einsehen.

Damit sind sowohl unbeabsichtigte Korrekturen als auch bewusste Änderungen jederzeit nachvollziehbar. Für die vertragliche Prüfung bedeutet das Rechtssicherheit auf beiden Seiten.

Übersicht je Bahnhof

Ein Objekt, eine klare Sicht.

Jede Station erhält eine eigene Ansicht mit dem aktuellen Reinigungsstand, den letzten Einsätzen, offenen Aufgaben, gemeldeten Mängeln und den zugewiesenen Mitarbeitenden. Die gleiche Ansicht steht der Objektleitung des Reinigungsunternehmens und dem Auftraggeber zur Verfügung, jeweils in der passenden Rolle.

So arbeiten Vertragspartner mit identischer Datenbasis. Rückfragen, Diskussionen über Leistungen und Abrechnungsprüfungen werden deutlich schneller.

Reports und Downloads

Berichte auf Knopfdruck, im Layout des Auftraggebers.

Monatsreports, Vertragsreports und ad hoc Auswertungen werden aus Taskey direkt als PDF oder Excel exportiert. Enthalten sind Leistungen, Abweichungen, Fotos, Audit Trail und Ticket Verlauf. Das Layout kann an das Corporate Design des Auftraggebers angepasst werden.

Wiederkehrende Reports lassen sich automatisieren und per E Mail an definierte Empfänger senden. Manuelles Zusammenstellen entfällt.

Ticket Funktion

Mängel und Beschwerden strukturiert bearbeiten.

Jede Beobachtung vor Ort, jede Meldung des Auftraggebers und jede Beschwerde eines Fahrgastes kann als Ticket erfasst werden. Tickets sind einer Station, einem Bereich und optional einem Zuständigen zugeordnet und werden mit Foto, Kategorie und Fristsetzung angelegt.

Der Bearbeitungsstand ist für Auftraggeber transparent einsehbar. Rückmeldungen zu offenen Meldungen entfallen, weil der Status jederzeit in der Ansicht steht.

Bedienung

Weniger Klicks, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Die App wurde für Reinigungspersonal entwickelt, das schnell arbeitet und nicht dokumentieren möchte. An und Abmeldung erfolgt per NFC oder QR in Sekunden. Aufgaben, Fotos und Kommentare sind auf dem Startbildschirm der jeweiligen Station sichtbar. Sprachumschaltung, große Bedienelemente und ein reduziertes Design sorgen für Sicherheit im Alltag.

Neue Mitarbeitende sind ohne Schulung produktiv. Für Objektleitung und Auftraggeber steht das Web Backend mit Filtern, Reports und Rollen zur Verfügung.

Referenzen und Einsatzgebiete

Verkehrsanlagen, Bahnhöfe und komplexe Objektstrukturen.

Taskey ist bei Reinigungsunternehmen im Einsatz, die Verkehrsanlagen, Bahnhöfe, Betriebshöfe, Verwaltungsgebäude und komplexe Liegenschaften betreuen. Auf Anfrage senden wir aktuelle Referenzangaben und einen ausgefüllten Fragebogen zu Ihren technischen Anforderungen.

Sie planen ein Vergabeverfahren oder eine Marktanalyse und benötigen technische Unterlagen zur Prüfung. Wir bereiten diese kurzfristig auf.

Datenschutz

DSGVO konform, Server in Deutschland.

Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag steht im Account bereit. Rollen und Rechte sind fein granular pro Person, Objekt und Auftraggeber steuerbar.

Der Zugriff auf Nachweise ist auf berechtigte Personen begrenzt, die Speicherung erfolgt revisionssicher und getrennt je Vertragsverhältnis.

Häufige Fragen

Was Inhaber jetzt wissen wollen.

Wie stellt Taskey sicher, dass die An und Abmeldung nicht pauschal oder aus der Ferne erfolgt?+

Jede Buchung setzt einen physischen NFC Tap oder QR Scan am Einsatzort voraus, kombiniert mit persönlichem Login und Zeitstempel. Optional wird zusätzlich die Geräteposition abgeglichen. Pauschale oder ferngesteuerte Buchungen werden erkannt und protokolliert.

Können Fotos nachträglich getauscht oder bearbeitet werden?+

Fotos werden direkt in der App aufgenommen und intern gespeichert. Jede Datei erhält eine Prüfsumme. Ein Austausch außerhalb der App ist technisch erkennbar und wird im Audit Trail markiert.

Wie sieht der Auftraggeber, ob Leistungen wie geplant erbracht wurden?+

Der Auftraggeber erhält eine eigene Ansicht mit Plan Ist Vergleich pro Bahnhof und Zeitraum. Abweichungen sind farblich markiert und mit Ursache, Kommentar und Foto hinterlegt.

Werden nachträgliche Änderungen sichtbar dokumentiert?+

Ja. Jede Änderung an Zeit, Foto oder Kommentar wird protokolliert. Alter Wert, neuer Wert, Zeitpunkt und Nutzer bleiben dauerhaft sichtbar.

Gibt es eine Ticket Funktion für Mängel und Beschwerden?+

Ja. Tickets können pro Station und Bereich erfasst werden, mit Kategorie, Foto, Frist und Zuständigen. Der Bearbeitungsstand ist für den Auftraggeber transparent.

Wie aufwendig ist die Bedienung für das Reinigungspersonal?+

Die App ist auf minimale Bedienung ausgelegt. An und Abmeldung, Foto und Aufgaben erledigt das Personal in wenigen Sekunden je Einsatz. Eine Schulung ist in der Regel nicht erforderlich.

Ist Taskey bei Verkehrsbetrieben oder in vergleichbaren Objektstrukturen im Einsatz?+

Ja. Taskey wird von Reinigungsunternehmen mit Verkehrsanlagen und komplexen Liegenschaften eingesetzt. Aktuelle Referenzangaben stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Wo werden die Daten verarbeitet?+

Ausschließlich auf Servern in Deutschland. Taskey ist DSGVO konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist im Account verfügbar.

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