Zeiterfassung für Gebäudereinigung — digital, automatisch, DSGVO-konform.
Reinigungsbetriebe verlieren Tag für Tag Zeit mit Stundenzetteln, Excel und Rückfragen beim Team. Taskey erfasst die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden automatisch per NFC, GPS und Offline-Sync – revisionssicher, Mindestlohn-konform und in der Lohnbuchhaltung sofort weiterverarbeitbar.
Problem
Warum Stundenzettel Sie Geld kosten.
Wer Arbeitszeit in der Gebäudereinigung mit Papier oder Excel erfasst, zahlt am Monatsende dreimal: in vergessenen Stunden, in Rückfragen ans Team und in Bußgeldrisiko durch fehlende Nachweise.
Das Mindestlohngesetz (§17 MiLoG) verpflichtet jeden Gebäudereinigungsbetrieb, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Reinigungskraft innerhalb von sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Stundenzettel im Auto-Handschuhfach, abfotografierte Notizzettel auf WhatsApp und nachträglich ausgefüllte Excel-Tabellen halten dieser Anforderung nicht stand.
In der Praxis bedeutet das: Bei einer Zollkontrolle kann der Betrieb die Arbeitszeiten nicht lückenlos nachweisen. Die Folge sind Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß. Hinzu kommt der unsichtbare Schaden: Pausen werden falsch verbucht, Fahrtzeiten verschwinden, Überstunden werden vergessen – auf Kosten der Marge.
- ✓Bußgeldrisiko bei Zollkontrollen (FKS)
- ✓Vergessene Stunden gehen direkt von der Marge ab
- ✓Manuelle Erfassung dauert pro Objekt 5–15 Minuten
- ✓Streit über Pausen und Anfahrt belastet das Team
Lösung
So funktioniert die Zeiterfassung mit Taskey.
Jede Reinigungskraft hält bei Ankunft das Smartphone an den NFC-Tag am Objekt. Taskey erkennt automatisch Mitarbeiter, Objekt, Uhrzeit und GPS-Standort. Beim Verlassen das Gleiche – fertig.
NFC-Check-in am Objekt
Ein wetterfester NFC-Aufkleber am Eingang reicht. Taskey loggt den Start mit Zeitstempel, GPS-Koordinaten und Mitarbeiter-ID. Keine App muss vorher geöffnet werden, kein Passwort eingegeben – das Telefon tippt und der Eintrag steht.
Offline-Sync auch im Keller
Tiefgaragen, Kellerräume oder Bestandsgebäude ohne Empfang sind Alltag in der Gebäudereinigung. Taskey speichert alle Zeitbuchungen lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder Netz da ist. Keine Lücken, keine Doppeleinträge.
Automatische Pausenregeln
Hinterlegen Sie pro Mitarbeiter oder Objekt feste Pausenmodelle. Taskey berechnet die Nettoarbeitszeit Mindestlohn-konform und weist Pausen automatisch im richtigen Verhältnis aus – kein händisches Nachtragen.
Schluss mit Stundenzetteln
Am Monatsende exportiert Taskey alle Zeitdaten als PDF, CSV, Excel oder im DATEV-Format für die Lohnbuchhaltung. Ein Klick statt eines Wochenend-Marathons im Büro.
Recht & Compliance
Mindestlohn, DSGVO und Manipulationssicherheit.
Eine digitale Zeiterfassung ist nur dann wertvoll, wenn sie auch vor Gericht standhält. Taskey ist von Anfang an für die rechtlichen Anforderungen der Gebäudereinigung in Deutschland gebaut.
- ✓Mindestlohn-konform nach §17 MiLoG
- ✓DSGVO-konform: Server in Deutschland, AVV inklusive
- ✓Manipulationssicher: Zeiteinträge sind versioniert und kryptografisch signiert
- ✓EuGH-Urteil 2019: Arbeitszeit muss objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden – Taskey erfüllt alle drei Kriterien
- ✓Volltextsuche und Filter nach Mitarbeiter, Objekt, Zeitraum, Auftraggeber
- ✓Audit-Log dokumentiert jede nachträgliche Änderung
Praxis
Was sich für Inhaber konkret ändert.
Statt am Monatsletzten Stundenzettel zu sortieren, sehen Sie in Echtzeit, wer wo arbeitet, wie lange und mit welchem Pausenstand. Stundenkonten laufen automatisch mit. Überstunden, Krank- und Urlaubsmeldungen fließen in dieselbe Übersicht.
Wenn ein Auftraggeber fragt, ob am Dienstag um 6:30 Uhr wirklich gereinigt wurde, brauchen Sie keine Anrufe mehr – Sie öffnen das Objekt in Taskey, sehen den NFC-Scan, den GPS-Punkt und können dem Auftraggeber innerhalb einer Minute eine PDF-Bestätigung schicken.
Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das: Ein einziger Klick exportiert alle Zeitdaten DATEV-fertig. Steuerberater und Buchhaltung müssen nichts nachpflegen, nichts hinterfragen und keine Rückfragen mehr stellen.
Häufige Fragen
Was Inhaber jetzt wissen wollen.
Funktioniert die NFC-Zeiterfassung auch ohne Internet?+
Ja. Taskey speichert alle Zeitbuchungen lokal auf dem Smartphone und synchronisiert automatisch, sobald die App wieder Netz hat. Tiefgaragen, Bestandsgebäude oder Glasfassaden ohne Empfang sind kein Problem.
Erfüllt Taskey die Aufzeichnungspflicht nach Mindestlohngesetz?+
Ja. Taskey dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Reinigungskraft, archiviert die Einträge revisionssicher und stellt sie für Zollkontrollen oder die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) jederzeit als PDF zur Verfügung – über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus.
Kann ich die erfassten Stunden direkt an DATEV übergeben?+
Ja. Taskey exportiert Lohndaten im DATEV-Standardformat. Ihr Steuerberater oder Ihre interne Lohnbuchhaltung importiert die Datei direkt, ohne Nachbearbeitung.
Wie verhindert Taskey Manipulationen oder rückwirkende Änderungen?+
Jeder Zeiteintrag ist mit Zeitstempel, GPS-Position, Mitarbeiter-ID und Gerätekennung versehen. Nachträgliche Änderungen sind nur durch berechtigte Rollen und mit Audit-Log möglich – jeder Eingriff bleibt nachvollziehbar.
Brauchen meine Mitarbeitenden ein Firmen-Smartphone?+
Nein. Taskey läuft auf privaten und Firmen-Smartphones (iOS und Android). Die App ist mehrsprachig (Deutsch, Türkisch, Russisch, Polnisch und weitere) und so einfach gestaltet, dass keine Schulung nötig ist.
Was kostet die Zeiterfassung in Taskey?+
Die NFC-Zeiterfassung ist in jedem Taskey-Tarif enthalten – ab 119 € pro Monat für den Beginner-Tarif (zzgl. 4,40 € pro aktivem Objekt). Es gibt keinen Aufpreis pro Mitarbeitendem.
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